Tekst naar kolommen in Excel: tekst splitsen over cellen

Zorg eerst dat er rechts van je kolom genoeg lege kolommen staan. Excel zet de stukken daar neer en overschrijft wat er al staat. Daarna:

1. Selecteer de kolom met de tekst, bijvoorbeeld A2:A200
2. Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Tekst naar kolommen
3. Kies Gescheiden en klik op Volgende
4. Vink het scheidingsteken aan, zoals Puntkomma, Komma of Spatie. Staat het er niet bij, vink dan Overige aan en typ het teken in het vakje
5. Kijk onderin bij het voorbeeld of de verdeling klopt en klik op Volgende
6. Kies per kolom een notatie en klik op Voltooien

De tekst staat nu verdeeld over meerdere kolommen. Het eerste stuk komt in de originele kolom. Je kunt maar één kolom tegelijk splitsen. Op een Mac zit Tekst naar kolommen ook op het tabblad Gegevens.

In de eerste stap kies je hoe Excel de tekst moet knippen.

Gescheiden gebruik je als er een teken tussen de stukken staat. Denk aan de komma in Jansen, Mark of de puntkomma's in een export uit een ander systeem. Dat is bijna altijd de goede keuze. Staan er soms twee spaties achter elkaar, vink dan Opeenvolgende scheidingstekens als één behandelen aan. Anders krijg je lege kolommen.

Vaste breedte gebruik je als elk stuk altijd evenveel tekens heeft, wat er ook in staat. Bijvoorbeeld een artikelcode waarvan de eerste twee tekens het land zijn en de volgende vier het nummer. Excel laat dan een liniaal zien:

• Klik op een plek om een scheidingslijn te zetten
• Sleep een lijn om hem te verplaatsen
• Dubbelklik op een lijn om hem weg te halen

In de laatste stap van de wizard kies je per kolom een gegevensnotatie. Klik in het voorbeeld op een kolom en kies:

• Standaard: Excel bepaalt zelf of het een getal, datum of tekst is
• Tekst: voor telefoonnummers, postcodes en artikelnummers met een 0 ervoor. Anders haalt Excel die nul weg
• Datum: met de volgorde van je bron, zoals DMJ voor dag-maand-jaar
• Kolom niet importeren (overslaan): dit stuk laat Excel helemaal weg

In dezelfde stap staat het vak Bestemming. Daar staat standaard de eerste cel van je selectie, waardoor de originele kolom wordt overschreven. Wil je die bewaren, typ dan een andere cel in, zoals C2. De stukken komen dan vanaf C2 naar rechts te staan, en je originele tekst blijft in kolom A.

Is de tekst niet netjes met één teken gescheiden, probeer dan Snel aanvullen. Excel herkent een patroon uit een voorbeeld dat jij typt.

1. Typ in de kolom naast je gegevens het resultaat voor de eerste rij. Bij Sanne Visser typ je bijvoorbeeld Sanne
2. Ga naar de cel eronder
3. Druk op Ctrl + E, of klik op het tabblad Gegevens op Snel aanvullen

Excel vult de hele kolom in volgens hetzelfde patroon. Klopt het bij een paar rijen niet, verbeter er dan één en druk nog een keer op Ctrl + E. Excel past het patroon dan aan.

Controleer het resultaat altijd even, zeker bij namen met een tussenvoegsel. Net als Tekst naar kolommen werkt Snel aanvullen eenmalig. Verander je later de bron, dan verandert het resultaat niet mee.

Een formule werkt altijd bij, ook als de bron later verandert. In Excel 365 zijn daar twee handige functies voor:

• =TEKST.VOOR(A2;" ") geeft alles vóór de eerste spatie, dus de voornaam
• =TEKST.NA(A2;" ") geeft alles na de eerste spatie
• =TEKST.NA(A2;" ";-1) geeft alles na de laatste spatie. Met -1 telt Excel van achteren

Voor een stuk in het midden combineer je ze. =TEKST.VOOR(TEKST.NA(A2;";";2);";") geeft het derde stuk van een tekst met puntkomma's.

In Excel 365 bestaat ook TEKST.SPLITSEN. Die verdeelt een tekst in één keer over cellen naast elkaar, zoals =TEKST.SPLITSEN(A2;";"). Werk je met een oudere versie, gebruik dan LINKS, RECHTS, DEEL en VIND.SPEC.

Alle drie de manieren splitsen tekst, maar ze passen bij een andere situatie:

• Tekst naar kolommen: je wilt een lijst eenmalig opschonen, zoals een export of een geplakt bestand met puntkomma's. Snel en zonder formules
• Snel aanvullen: het patroon is lastig met één scheidingsteken te beschrijven, zoals alleen het huisnummer uit een adres
• Formule: de bron verandert nog, of je wilt het origineel en het resultaat allebei houden. TEKST.VOOR en TEKST.NA rekenen vanzelf opnieuw

Wil je de uitkomst van een formule daarna als gewone tekst houden, kopieer de kolom dan en plak hem met Plakken speciaal als Waarden. Daarna kun je de bronkolom gerust weghalen.