Draaitabel maken in Excel: stappenplan voor beginners

Een draaitabel werkt alleen goed met een nette lijst. Controleer daarom eerst je gegevens:

• Bovenaan staat één rij met kopjes, en elke kolom heeft een eigen naam
• Er zitten geen lege rijen of kolommen midden in de lijst
• Elke kolom bevat één soort gegevens, dus alleen datums, alleen bedragen of alleen namen
• Er staan geen subtotalen of totaalregels tussen de gegevens
• Elke rij is één gebeurtenis, zoals één order of één verkoop

Maak van je lijst het liefst eerst een Excel-tabel met Ctrl + T. Nieuwe rijen onderaan komen dan vanzelf in de draaitabel terecht zodra je hem vernieuwt.

Zo maak je een draaitabel in de Nederlandse Excel:

• Klik op een cel in je lijst
• Ga naar het tabblad Invoegen en klik op Draaitabel
• Controleer het bereik bij Tabel/bereik. Excel selecteert de hele lijst meestal zelf
• Kies Nieuw werkblad en klik op OK
• Rechts verschijnt het venster Draaitabelvelden. Bovenaan staan de kopjes van je lijst, onderaan vier vakken
• Sleep een veld naar Rijen, bijvoorbeeld Regio, en een getallenveld naar Waarden, bijvoorbeeld Omzet

De draaitabel staat er nu: per regio de totale omzet, met onderaan een eindtotaal. Wil je iets anders zien, sleep de velden dan naar een ander vak. Je originele gegevens blijven onaangeraakt.

Onderin het venster Draaitabelvelden zitten vier vakken. Elk vak heeft een eigen taak:

• Rijen: elke waarde uit dit veld krijgt een eigen rij, zoals alle regio's onder elkaar
• Kolommen: elke waarde krijgt een eigen kolom, zoals de maanden naast elkaar
• Waarden: wat Excel uitrekent, zoals de som van de omzet
• Filters: een keuzelijst boven de draaitabel, zoals alleen het jaar 2026

Zet je Regio in Rijen, Product in Kolommen en Omzet in Waarden, dan krijg je een kruistabel met de omzet per regio per product. Je kunt ook twee velden in Rijen zetten, zoals Regio en daaronder Verkoper. Dan zie je per regio de verkopers, met een subtotaal per regio.

Sleep je een veld met getallen naar Waarden, dan maakt Excel er Som van. Bij tekst wordt het Aantal van. Je kunt dat altijd veranderen:

• Klik in het vak Waarden op het veld, bijvoorbeeld Som van Omzet
• Kies Waardeveldinstellingen
• Kies Som, Aantal, Gemiddelde, Max of Min en klik op OK

Op het tabblad Waarden weergeven als in hetzelfde venster maak je er percentages van, zoals % van eindtotaal. Zo zie je welk deel van de omzet uit elke regio komt.

Zie je Aantal van terwijl je een som verwacht? Dan staat er in die kolom ergens tekst of een lege cel. Maak de kolom schoon en vernieuw de draaitabel.

Een draaitabel rekent niet vanzelf opnieuw als je de gegevens aanpast. Je moet hem vernieuwen:

• Klik met rechts in de draaitabel en kies Vernieuwen
• Of klik op het tabblad Draaitabelanalyse op Vernieuwen
• Met Ctrl + Alt + F5 vernieuw je alle draaitabellen in het bestand tegelijk

Heb je rijen onder de lijst toegevoegd en staan ze er na het vernieuwen nog steeds niet in? Dan vallen ze buiten het bereik. Kies op het tabblad Draaitabelanalyse voor Andere gegevensbron kiezen en pas het bereik aan. Gebruik je een Excel-tabel als bron, dan gaat dat vanzelf. In de Draaitabelopties kun je ook aanvinken dat Excel de gegevens vernieuwt bij het openen van het bestand.

Zet je een datumveld in Rijen, dan groepeert Excel de datums vaak al vanzelf in jaren, kwartalen en maanden. Gebeurt dat niet, klik dan met rechts op een datum in de draaitabel en kies Groeperen. Selecteer Maanden en Jaren en klik op OK.

Kies altijd Jaren erbij als je gegevens over meer dan één jaar gaan. Anders telt Excel januari 2025 en januari 2026 bij elkaar op.

Lukt groeperen niet en krijg je een melding? Dan staat er in de datumkolom tekst of een lege cel tussen. Excel kan alleen echte datums groeperen.