De functie ALS in Excel: uitleg en voorbeelden

Een ALS-formule lees je als een zin: als de test klopt, dan dit, anders dat.

• =ALS(B2>=5,5;"Voldoende";"Onvoldoende")

Lees: als B2 groter dan of gelijk aan 5,5 is, toon dan Voldoende, en anders Onvoldoende.

Voor de test gebruik je een van deze vergelijkingstekens:

• = gelijk aan en <> niet gelijk aan
• > groter dan en < kleiner dan
• >= groter dan of gelijk aan en <= kleiner dan of gelijk aan

Tekst in de uitkomst zet je altijd tussen aanhalingstekens. Getallen, celverwijzingen en berekeningen niet. Wil je dat een cel leeg blijft, gebruik dan twee aanhalingstekens zonder iets ertussen: "".

Je kunt ook tekst vergelijken. =ALS(C2="Ja";"Versturen";"Wachten") controleert of er precies Ja in C2 staat. De tekst in de test zet je tussen aanhalingstekens. ALS maakt daarbij geen verschil tussen hoofdletters en kleine letters, dus ja, Ja en JA kloppen allemaal.

Wil je weten of een cel een woord bevat, dan werkt =ALS(A2="*koffie*";...) niet. Jokertekens werken niet in een gewone vergelijking. Gebruik dan:

• =ALS(AANTAL.ALS(A2;"*koffie*");"Koffie";"Overig")

Wil je controleren of een cel leeg is, gebruik dan =ALS(A2="";"Nog invullen";"Klaar"). Het omgekeerde, niet leeg, schrijf je als A2<>"".

De uitkomst van ALS hoeft geen tekst te zijn. Je kunt in beide uitkomsten ook rekenen:

• =ALS(B2>=500;B2*5%;0) geeft 5% korting vanaf € 500, anders 0
• =ALS(B2<50;4,95;0) rekent verzendkosten onder de € 50
• =ALS(C2>B2;C2-B2;0) toont alleen een positief verschil

Ook de test zelf kan een berekening zijn, zoals =ALS(B2*C2>1000;"Groot";"Klein").

Zet grenzen zoals 500 en 5% het liefst in een aparte cel en verwijs ernaar met dollartekens: =ALS(B2>=$F$1;B2*$F$2;0). Verandert de actie, dan pas je alleen die cellen aan en hoef je geen formules te zoeken.

Heb je drie of meer uitkomsten, dan zet je een tweede ALS op de plek van de anders-waarde:

• =ALS(B2>=8;"Goed";ALS(B2>=5,5;"Voldoende";"Onvoldoende"))

Excel controleert eerst of B2 minstens 8 is. Zo niet, dan kijkt de tweede ALS of het minstens 5,5 is. De volgorde is belangrijk: begin bij de hoogste grens. Begin je met B2>=5,5, dan krijgt een 9 ook Voldoende, omdat de eerste test al klopt.

Tel aan het eind de haakjes: voor elke ALS heb je er één nodig. Bij meer dan drie of vier niveaus wordt een geneste ALS lastig te lezen. Gebruik dan ALS.VOORWAARDEN, of zet de grenzen in een tabel en zoek ze op met X.ZOEKEN.

Moet de uitkomst afhangen van twee dingen tegelijk, zet dan EN of OF in de test:

• =ALS(EN(B2>=5,5;C2>=5,5);"Geslaagd";"Gezakt") als beide cijfers voldoende moeten zijn
• =ALS(OF(B2="Premium";C2>=75);0;5,95) als één van beide genoeg is

Een bekende valkuil is =ALS(10<=B2<=20;...). Dat werkt in Excel niet zoals in de wiskunde. Schrijf het als EN(B2>=10;B2<=20).

Wil je tellen of optellen met voorwaarden, dan heb je geen ALS nodig. Daar zijn AANTAL.ALS, SOM.ALS en SOMMEN.ALS voor.