Btw berekenen in Excel: inclusief, exclusief en btw-bedrag

Een prijs exclusief btw is 100%. Komt er 21% btw bij, dan betaal je 121% van die prijs. Daarom vermenigvuldig je met 1,21:

• 21% btw erbij: =B2*1,21 of =B2*(1+21%)
• 9% btw erbij: =B2*1,09 of =B2*(1+9%)

Kost een bureaustoel € 250 exclusief btw, dan is de prijs inclusief btw 250 x 1,21 = € 302,50.

Typ het getal in de Nederlandse Excel met een komma, dus 1,21 en niet 1.21. De komma is hier het decimaalteken.

Het hoge tarief van 21% geldt voor de meeste producten en diensten. Het lage tarief van 9% geldt onder meer voor de meeste boodschappen. Twijfel je welk tarief bij een product hoort, kijk dan bij de Belastingdienst.

Heb je een bedrag inclusief btw, zoals op een kassabon, dan deel je door 1,21:

• 21% btw eraf: =B2/1,21
• 9% btw eraf: =B2/1,09

Een bon van € 60,50 inclusief 21% btw is dus 60,50 / 1,21 = € 50,00 exclusief btw.

Veel mensen proberen =B2*0,79, want 100% min 21% is 79%. Dat klopt niet. De btw is berekend over het bedrag zonder btw, niet over het bedrag met btw. Met x 0,79 kom je bij € 60,50 uit op € 47,80, en dat is ruim € 2 te weinig.

Onthoud het zo: erbij is keer 1,21, eraf is gedeeld door 1,21.

Voor je administratie of aangifte wil je vaak alleen weten hoeveel btw er in een bedrag zit. Dat hangt af van waar je begint.

Vanuit een bedrag exclusief btw is het simpel:

• =B2*21% of =B2*0,21

Vanuit een bedrag inclusief btw trek je het bedrag zonder btw ervan af:

• =B2-B2/1,21
• of korter: =B2*21/121

Beide formules geven hetzelfde. Bij € 121 inclusief btw is het btw-bedrag € 21, want het bedrag zonder btw is € 100. Voor 9% gebruik je =B2-B2/1,09 of =B2*9/109.

Let op: =B2*21% op een bedrag inclusief btw geeft te veel btw. Je rekent dan ook btw over de btw.

Typ het tarief niet in elke formule, maar zet het in één cel, bijvoorbeeld 21% in F1. In de formule verwijs je er met dollartekens naar:

• =B2*(1+$F$1) van exclusief naar inclusief
• =B2/(1+$F$1) van inclusief naar exclusief

De dollartekens houden de verwijzing vast als je de formule naar beneden doortrekt. Zonder dollartekens schuift F1 mee naar F2, F3 en zo verder, en die cellen zijn leeg. Druk op F4 terwijl de cursor in F1 staat, dan zet Excel de dollartekens voor je.

Heb je producten met verschillende tarieven, zet het tarief dan per regel in een eigen kolom, bijvoorbeeld kolom C, en gebruik =B2*(1+C2). Met een keuzelijst met 21% en 9% in die kolom voorkom je typfouten.

Excel rekent met meer decimalen dan je ziet. € 12,95 x 1,21 is 15,6695. In de euronotatie zie je € 15,67, maar Excel rekent verder met 15,6695. Tel je veel regels op, dan kan het totaal een cent afwijken van wat je op de factuur verwacht.

Rond daarom af met AFRONDEN. Het tweede argument is het aantal decimalen, dus 2 voor centen:

• =AFRONDEN(B2*1,21;2)
• =AFRONDEN(B2*(1+$F$1);2)

AFRONDEN rondt af zoals je gewend bent: vanaf een 5 naar boven. Het btw-bedrag rond je op dezelfde manier af: =AFRONDEN(B2*21%;2).

Kies één werkwijze en houd je eraan: rond per factuurregel af of alleen over het totaal. Die twee kunnen een cent van elkaar verschillen.