Keuzelijst maken in Excel: een vervolgkeuzelijst in een cel
Bijgewerkt op
Een keuzelijst is een pijltje in een cel waarmee je een waarde uit een vaste lijst kiest, zoals Open of Betaald, of een naam uit een lijst met medewerkers. Je maakt hem via het tabblad Gegevens, de knop Gegevensvalidatie en de optie Lijst. In het Engels heet dit een drop-down list.
Keuzelijst maken: stappenplan
Zo maak je een keuzelijst in de Nederlandse Excel:
- Selecteer de cel of cellen waar de keuzelijst moet komen
- Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
- Kies op het tabblad Instellingen bij Toestaan voor Lijst
- Vul bij Bron de keuzes in, als tekst of als bereik
- Laat het vinkje bij Vervolgkeuzelijst in cel aan staan
- Klik op OK
Klik je nu op de cel, dan verschijnt rechts een pijltje. Daarmee kies je een waarde uit de lijst. Typt iemand iets wat niet in de lijst staat, dan geeft Excel een foutmelding. Zo voorkom je spelfouten en blijven je gegevens netjes. Dat helpt later bij tellen, filteren en draaitabellen.
De bron als tekst
Voor een korte, vaste lijst typ je de keuzes direct in het vak Bron, gescheiden door een puntkomma:
Ja;Nee;Misschien
Gebruik in de Nederlandse Excel een puntkomma, geen komma. Met Ja,Nee krijg je één keuze die letterlijk Ja,Nee heet. Een spatie na de puntkomma neemt Excel mee in de keuze, dus laat die weg.
Deze manier is snel en handig voor dingen die zelden veranderen, zoals Ja en Nee, Open en Betaald, of de maten S, M en L. Moet de lijst later veranderen, dan moet je de gegevensvalidatie van alle cellen opnieuw aanpassen. Voor langere lijsten werkt een bereik daarom beter.
De bron als bereik
Zet de keuzes onder elkaar in cellen, bijvoorbeeld in F2:F6, en verwijs daarnaar in het vak Bron:
=$F$2:$F$6
Klik in het vak Bron en selecteer de cellen met je muis, dan vult Excel de verwijzing zelf in. Pas je later een naam aan in F2:F6, dan verandert de keuzelijst mee.
Zet de lijst met keuzes het liefst op een apart werkblad, bijvoorbeeld met de naam Lijsten. De bron wordt dan =Lijsten!$A$2:$A$20. Zo staat de lijst niet in de weg en past niemand hem per ongeluk aan. Verberg dat werkblad eventueel via een klik met rechts op de bladtab en Verbergen.
Een keuzelijst die vanzelf meegroeit
Een vast bereik zoals F2:F6 groeit niet mee als je er een zesde naam onder zet. Daar zijn twee oplossingen voor.
De eerste: maak van de lijst een Excel-tabel met Ctrl + T en geef de kolom een naam via het tabblad Formules en Naam definiëren. Gebruik bij Bron dan die naam, zoals =Producten. Voeg je onderaan de tabel een product toe, dan groeit de keuzelijst mee.
De tweede werkt in Excel 365 en Excel 2021: maak de lijst met een formule, zoals =SORTEREN(UNIEK(FILTER(B2:B500;B2:B500<>""))) in H2. Gebruik bij Bron dan =$H$2#. Het hekje verwijst naar de hele uitkomst, hoe lang die ook is. Zo krijg je een keuzelijst zonder dubbelen, op alfabet, die zichzelf bijhoudt.
Invoerbericht en eigen foutmelding
In het venster Gegevensvalidatie zitten nog twee tabbladen:
- Invoerbericht: een klein briefje dat verschijnt zodra iemand de cel selecteert, zoals Kies een status uit de lijst
- Foutmelding: de tekst die verschijnt bij een verkeerde invoer
Bij Foutmelding kies je ook een stijl. Met Stoppen kan een verkeerde waarde er niet in. Met Waarschuwing of Informatie mag het wel, na een melding.
Let op: plakt iemand een waarde in de cel, dan controleert Excel die niet. Wil je achteraf zien welke cellen niet kloppen, kies dan onder Gegevensvalidatie voor Ongeldige gegevens omcirkelen.
Voorbeelden
Openstaande facturen tellen
Kolom C heeft een keuzelijst met de bron Open;Betaald. Omdat iedereen dezelfde spelling kiest, telt AANTAL.ALS precies goed.
=AANTAL.ALS(C2:C6;"Open") in cel E2
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Factuur | Bedrag | Status | Open facturen | ||
| 2 | F-2026-201 | € 1.450 | Open | 3 | ||
| 3 | F-2026-202 | € 720 | Betaald | |||
| 4 | F-2026-203 | € 1.080 | Open | |||
| 5 | F-2026-204 | € 395 | Betaald | |||
| 6 | F-2026-205 | € 260 | Open | |||
| 7 | ||||||
| 8 |
Klik op cel E2 om de formule te zien of aan te passen.
Drie facturen hebben de status Open, dus de uitkomst is 3.
Prijs bij het gekozen product
In A2 kies je een product uit een keuzelijst met de bron =$D$2:$D$5. B2 zoekt er de prijs bij.
=X.ZOEKEN(A2;D2:D5;E2:E5) in cel B2
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Product | Prijs | Producten | Prijs | ||
| 2 | Toner | € 64,50 | Printpapier | € 4,95 | ||
| 3 | Toner | € 64,50 | ||||
| 4 | Nietjes | € 1,89 | ||||
| 5 | Ordners | € 3,25 | ||||
| 6 | ||||||
| 7 |
Klik op cel B2 om de formule te zien of aan te passen.
Bij Toner hoort € 64,50. Kies je in A2 een ander product, dan verandert de prijs mee.
Omzet van de gekozen regio
In D2 staat een keuzelijst met de bron Noord;Zuid;West. Iemand heeft Zuid gekozen.
=SOM.ALS(A2:A7;D2;B2:B7) in cel E2
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Regio | Omzet | Kies regio | Omzet | ||
| 2 | Noord | € 1.250 | Zuid | € 2.340 | ||
| 3 | Zuid | € 860 | ||||
| 4 | Noord | € 640 | ||||
| 5 | West | € 2.100 | ||||
| 6 | Zuid | € 1.480 | ||||
| 7 | Noord | € 1.730 | ||||
| 8 | ||||||
| 9 |
Klik op cel E2 om de formule te zien of aan te passen.
De twee orders uit Zuid zijn samen € 2.340. Kies je in D2 een andere regio, dan rekent SOM.ALS meteen opnieuw.
Veelgemaakte fouten
Komma's in plaats van puntkomma's
In de Nederlandse Excel scheid je de keuzes met een puntkomma: Ja;Nee. Met een komma krijg je één keuze waar de komma in staat.
Nieuwe items staan niet in de lijst
Het bereik bij Bron is te klein. Maak het groter, of gebruik een Excel-tabel met een naam of een formule met een hekje, zodat de lijst vanzelf meegroeit.
Het pijltje is verdwenen
Controleer of Vervolgkeuzelijst in cel aangevinkt staat in het venster Gegevensvalidatie. Het pijltje zie je ook alleen als de cel geselecteerd is.
Er staan toch verkeerde waarden in
Plakken gaat om de controle heen. Kies onder Gegevensvalidatie voor Ongeldige gegevens omcirkelen om ze terug te vinden.
Oefen het zelf
Lezen is één, het zelf typen is wat blijft hangen. Deze lessen gaan erover:
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een keuzelijst in Excel?
Selecteer de cel, kies op het tabblad Gegevens voor Gegevensvalidatie en zet Toestaan op Lijst. Vul bij Bron de keuzes in, zoals Ja;Nee, of selecteer een bereik.
Hoe pas ik een bestaande keuzelijst aan?
Selecteer de cel en open Gegevensvalidatie opnieuw om de Bron aan te passen. Komt de bron uit een bereik, dan kun je ook gewoon de cellen in dat bereik veranderen.
Hoe verwijder ik een keuzelijst?
Selecteer de cellen, open Gegevensvalidatie en klik op Alles wissen. De waarden die al in de cellen staan, blijven staan.
Kan de lijst met keuzes op een ander werkblad staan?
Ja. Gebruik als bron bijvoorbeeld =Lijsten!$A$2:$A$20, of klik in het vak Bron en selecteer de cellen op het andere blad.
Hoe kopieer ik een keuzelijst naar andere cellen?
Kopieer de cel en kies bij Plakken speciaal voor Validatie. Dan neem je alleen de keuzelijst mee en niet de waarde of de opmaak.
Hoe heet een keuzelijst in het Engels?
Een drop-down list. Je maakt hem via Data Validation, in de Nederlandse Excel Gegevensvalidatie.